Opiskelijat konferenssityössä – vinkit hybridikonferenssin toteutukseen

Kansainvälinen eHealth-konferenssi järjestettiin hybridimuotoisena koronapandemian vuoksi. Mitä eHealth tarkoittaa, ja miten opiskelijat osallistuivat hybridikonferenssin järjestämiseen? Blogikirjoituksessa kuvaillaan opiskelijoiden kokemuksia tapahtumassa työskentelystä ja jaetaan vinkkejä hybridikonferenssin järjestämiseen.

eHealth tarkoittaa terveydenhuollon digitaalisia tietojärjestelmiä ja -palveluita sekä viestintäteknologian käyttöä terveydenhuollon palveluissa, tuotteissa ja prosesseissa. Digitalisointi voi parantaa terveydenhuollon palvelujen tehokkuutta ja tarjontaa sekä lisätä potilaiden osallisuutta parantamalla heidän tiedonsaantia hoidostaan [1] [2].

eHealth-palvelut voivat tarjota käyttäjilleen työkalun terveytensä seurantaan. Kanavalla he voivat saada terveydestään lisätietoa sekä kommunikoida terveydenhuollon ammattilaisten kanssa. Terveydestä kerättyä dataa voidaan hyödyntää terveyden edistämiseksi. [3]

Oulussa järjestettiin kansainvälinen eHealth-konferenssi 7.–8.10.2021 yhteistyössä Suomen Telelääketieteen ja eHealth-seura ry:n sekä Oulun yliopistollisen sairaalan kanssa [4]. Kansainvälisessä konferenssissa kuultiin asiantuntijoiden ja tutkijoiden luentoja ja alan yritysten esittelyjä. Teemoina olivat muun muassa kansalaisten osallistaminen, innovaatiotoiminta, testialustat, terveysdata sekä telelääketieteen taidot [5]. Esityksiä nähtiin kansallisista, pohjoismaisista ja kansainvälisistä alan uusimmista tutkimuksista, trendeistä ja eHealth-ratkaisuista. Kahdessa eri luentosalissa kuultiin ohjelmaa sekä suomeksi että englanniksi.

Konferenssi toteutui hybridimuodossa, eli osa osallistujista pystyi seuraamaan tapahtumaa myös etäyhteyden välityksellä. Konferenssin toisena päivänä vierailla oli mahdollisuus vierailla paikallisissa digitaalisen terveyden alalla toimivissa yrityksissä ja organisaatioissa. Tapahtuma oli erinomainen tilaisuus alan ammattilaisille ja yrityksille verkostoitua sekä päivittää tietojaan ja osaamistaan. [6]

Suomen Telelääketieteen ja eHealth-seura ry jakoi konferenssissa 18. kerran kansallisen eHealth-palkinnon. Tämän tunnustuksen saaja on toiminut erityisen ansiokkaasti telelääketieteen alueella. Tämänvuotisen kansallisen eHealth-palkinnon voitti terveystieteiden tohtori, röntgenhoitaja, Oamkista eläkkeellä oleva yliopettaja Anja Henner. [7] Opiskelijoiden tekemä haastattelu voittajasta on nähtävillä Suomen Telelääketieteen ja eHealth seuran sosiaalisessa mediassa. [6]

eHealth in a lifecycle konferenssin teemana

Elämänkaariajattelu eri näytteilleasettajien ja tutkijoiden esitysten valinnoissa nitoi tapahtuman yhteen ja antoi asiantuntijayleisölle laajan kattauksen erilaisista ratkaisuista eHealth-teknologioiden käytöstä.

eHealth in a lifecycle -teeman sisällä esiteltiin lukuisia teknologioita ja toimintamalleja, jotka mahdollistavat eri ikäluokkien elämänlaadun tukemista, erilaisten terveydenhuoltopalvelujen käyttötarpeen tehostamista ja palveluiden käytön vähentämistä vastasyntyneestä vanhukseen. Esimerkiksi ikääntyneen itsenäisesti robotin tukemana suorittama turvallinen lääkehoito kuulostaa mukavalta sekä potilaan että yhteiskunnan talousasioiden asiantuntijan näkökulmasta. Erilaiset teknologiat mahdollistavat monella tapaa tarpeeksi laadukkaan potilaan kohtaamisen ilman terveydenhuollon asiantuntijan fyysistä läsnäoloa. ”Läsnäolo” ilman varsinaista läsnäolemista oli avainasemassa seminaariesityksissä.

Konferenssien merkitys osana eHealth-teknologioista tiedottamista on tärkeä. Konferenssit tarjoavat tietoa tapahtuman teemoista ja mahdollisuuden keskustella tutkijoiden ja yritysten kanssa esitysten päätyttyä. Luonnollisesti tapahtumiin liittyy myös mahdollisuus verkostoitua osallistujien kesken.

Opiskelijat osana konferenssitapahtumaa

Konferenssitapahtumasta oli järjestäjävastuussa joukko edustajia Suomen Telelääketieteen ja e-Health Seurasta, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiristä, Oulun yliopistosta sekä Oulun ammattikorkeakoulusta. Ammattikorkeakoulussa opiskelevien opiskelijoiden oli mahdollisuus sisällyttää opintoihinsa kokemus konferenssityöskentelystä.

Mukana oli opiskelijoita Oulun ja Lapin ammattikorkeakouluista eri aloilta sekä amk- että yamk-tutkinnoista. Kansainvälisen konferenssin järjestämistehtävissä työskenteleviltä opiskelijoilta vaadittiin sujuvaa englannin kielen taitoa. Lisäksi opiskelijoilla tuli olla rohkeutta, heittäytymiskykyä ja osaamista aihealueen ympäriltä. Aikaisempaa kokemusta konferenssityöskentelystä ei vaadittu.

Konferenssin valmisteluun sisältyi ryhmätapaamisia ja käytännön asioiden selvittelyä. Ennen konferenssia järjestettiin palavereja, joissa käytiin läpi yleisesti asioita, joita konferenssiin osallistuminen sisältää. Lisäksi keskusteltiin tulevista työtehtävistä ja aikatauluista. Opiskelijoiden työtehtävät konferenssissa jaettiin infopiste-, luentosali- verkko- ja sosiaalisen median työskentelyyn.

Tapahtumaa edeltävänä päivänä konferenssitiloja valmisteltiin Oulun yliopiston Lääketieteellisen tiedekunnan päärakennuksessa. Etukäteisjärjestelyt sisälsivät muun muassa infopisteen materiaalien valmistelua sekä posterinäyttelyn ja näytteilleasettajien pisteiden valmistelua. Lisäksi etukäteisjärjestelyihin kuului etäesiintyjien tapaaminen verkossa. Tapaamisessa keskusteltiin verkko-ohjelman moderoinnista, yhteyksien testaamisesta, verkostoitumisen tarpeesta ja aikataulun läpikäymisestä.

Infopisteellä työskentely ja sosiaalinen media

Konferenssin alkaessa ja osallistujien saapuessa kaikki paikalla olleet opiskelijat olivat infopisteillä palvelemassa heitä. Opiskelijoiden tehtäviin kuului rekisteröidä osallistuja tapahtumaan, antaa konferenssimateriaali ja tiedottaa konferenssitiloista ja muista käytännön järjestelyistä.

Tapahtuman infopisteet oli jaoteltu siten, että toisella infopisteellä rekisteröityivät tapahtuman esiintyjät ja toisella tapahtuman osallistujat. Jonoilta ei vältytty, ja infopisteillä työskentely vaatikin ripeää ja huolellista toimintaa, jotta kaikki osallistujat saisivat riittävät tiedot konferenssista. Asiakkailta tuli kysymyksiä muun muassa logistiikasta, tilojen sijainnista ja osallistujien käyttöön tarkoitetusta langattomasti verkosta. Osallistujia oli tapahtumassa paikan päällä noin 200.

Opiskelijat myös tuottivat sisältöä sosiaaliseen mediaan kuvina ja videoina. Videot sisälsivät lyhyitä näytteilleasettajien ja vieraiden haastatteluja. Järjestäjä valitsi vieraat etukäteen tarkoituksenmukaisesti. Haastattelut toteutettiin suomeksi ja englanniksi. Mediasisällöt jaettiin pilvipalveluun, josta niitä julkaistiin sosiaaliseen mediaan. Haastattelujen lisäksi opiskelijoilla oli mahdollisuus keskustella näytteilleasettajien kanssa. Keskustelut koettiin ainutlaatuisina tilaisuuksina tutustua itselle uusiin asioihin.

Sali- ja Zoom-työskentely

Koronaviruspandemian pakotettua konferenssit ja muut massatapahtumat verkkoon on otettu käyttöön hyviä uusia teknologioita ja toimintatapoja. Konferenssin järjestäjät saivat toimivan hybridikokonaisuuden järjestettyä huomioiden koronapandemian aiheuttamat rajoitukset.

Konferenssissa oli kaksi luentosalia, joista toinen oli suomenkielisille ja toinen englanninkielisille esityksille. Saleissa opiskelijat avustivat salin tekniikasta vastaavaa ja puheenjohtajaa sekä ohjasivat ja neuvoivat osallistujia tarvittaessa. Opiskelijat pitivät huolen, että esittäjät pysyivät aikataulussa näyttämällä esittäjälle jäljellä olevan esitysajan. Luennoitsijoiden ja yritysten edustajien esitykset kestivät aiheesta riippuen viidestä minuutista puoleen tuntiin. Jäljellä olevan ajan näyttäminen sai esittäjiltä kiitosta ja aiheutti myös hauskoja hetkiä.

Saliavustajana työskentely oli erityisen antoisaa, sillä esityksiä pääsi seuraamaan aitiopaikalta. Tekniikasta, muuttuvista tilanteista ja ajankulusta huolehdittaessa tuli kuitenkin olla jatkuvasti valppaana. Esitysten aikana myös opiskelijat seurasivat Zoom-etäyhteyden toimintaa ja reagoivat esityksiä koskeviin viesteihin.

Esitysten jälkeen jäi aikaa myös yleisön kysymyksille. Opiskelijat avustivat mikrofonin viennissä ja viittaajien huomioimisessa. Tauoilla opiskelijat vastailivat vierailijoiden kysymyksiin, erityisesti aikatauluihin ja paikkoihin liittyen. Ennen esityksiään puhujat lähestyivät opiskelijoita esityskäytäntöihin, tekniikkaan ja esitystiedostoihin liittyen.

Hybridikonferenssissa oli etänä niin esiintyjiä kuin osallistujia. Konferenssissa käytettiin Zoom-verkkokokousohjelmaa, ja yksi opiskelija keskittyi ohjelman moderointiin. Tämä tarkoitti esimerkiksi esiintyjille viestimistä siitä, kuinka paljon heillä on aikaa esitykselleen ja muille järjestäjille viestimistä siitä, miltä esitys näyttää ja kuuluu Zoomissa. Lisäksi se tarkoitti keskustelunäkymän seuraamista sekä siihen reagoimista.

Opiskelijoiden vinkit tapahtumatyöskentelyyn

Opiskelijoiden erilainen osaaminen ja erilaiset taustat olivat voimavara tapahtuman järjestämisessä ja tapahtumassa työskennellessä. Osalla opiskelijoista oli aikaisempaa kokemusta konferenssin järjestämisestä, kun taas osalle kyseessä oli ensimmäinen konferenssitapahtuma. Opiskelijoita kokemus konferenssin järjestelytehtävistä tulee auttamaan tulevaisuudessa erilaisten tilaisuuksien ja tapahtumien organisoimisessa. (Kuvio 1.)

Valmistautuminen, oman osaamisen jakaminen, testaaminen ja avoin asennoituminen konferenssin järjestämiseen olivat avaimet onnistuneeseen konferenssiin ja haasteista selviämiseen. Konferenssi antoikin opiskelijoille arvokasta kokemusta tiimityöskentelystä. Myös hybridikonferenssityöskentely oli kokemuksena antoisa. Siinä tilojen ja etäyhteyden hallinta osoittautui tärkeäksi. Toimintojen testaus ennen varsinaisen ohjelman alkamista nousi tärkeään asemaan, jotta teknologian ja välineiden toimimisesta halutulla tavalla voidaan varmistua.

Haasteena oli pysyä järjestäjänä aina hieman tapahtumaa edellä. Kaikilla järjestäjillä aikataulu täytyi olla selkeänä mielessä. Haasteissa auttoi selkeä roolijako ja tieto siitä, kuka tekee mitä ja missäkin tilanteessa sekä muiden tapahtuman järjestäjien tuki. Asioiden ennakointitaito sekä käytännön asioiden ja tilanteiden nopean etenemisen hallintataito kehittyvät konferenssissa. Järjestäjien yhteinen WhatsApp-ryhmä toimi hyvin konferenssin aikaisessa pikaviestinnässä.

Hyvä paineen, keskeneräisyyden, muutosten ja epävarmuuden sietokyky osoittautuivat tapahtumassa hyödyllisiksi taidoiksi, sillä vaikka aikataulu ja ohjelma olivatkin jo etukäteen tiedossa, oli aina varauduttava muutoksiin ja yllättäviin ongelmatilanteisiin. Tapahtuman järjestämissä opittiin huomioimaan ja hoitamaan useita asioita samanaikaisesti.

Kiinnostavinta konferenssin järjestämistehtävissä oli opiskelijoiden mukaan kokea, mitä osaamista konferenssin järjestäjiltä vaaditaan, kuinka paljon aikaa konferenssin suunnittelu vie ja mitä konferenssin edetessä tulee huomioida. Kansainvälisyys toi myös oman lisänsä. Opiskelijoista tuntui turvalliselta olla mukana järjestämässä konferenssia tietäen, että mukana järjestelytiimissä oli Suomen telelääketieteen ja eHealth-seuran jäseniä, joilla oli kokemusta järjestelyistä ja jotka osasivat neuvoa ja ohjata tilannetta tarpeen tullen. Yhteistyö järjestelytiimin kanssa sujui hyvin.

Tehtävien tai järjestäjäroolien selkeä jakaminen voisi auttaa järjestäjiä jakamaan työaikaansa ja käyttämään jokaiseen asiaan tehokkaammin sille tarvittavan ajan. Opiskelijoita olisi voinut olla mukana enemmänkin. Tehtävien priorisointi ja niiden kriittisyyden arviointi oli myös haastavaa ensikertalaisena: Mikä pitää tehdä nyt heti? Minkä voi tehdä huomenna? Onko tämä ollenkaan tärkeää? Kansainvälisessä konferenssissa kaikki osallistujien tarvitsemat tarkemmat tiedot kannattaa jakaa osallistujien konferenssipaketteihin suomen- ja englanninkielisenä.

Kansainvälisten osallistujien osalta ilmeni halu verkostoitua konferenssin aikana etänä ja tähän tarjottiinkin mahdollisuus luomalla keskustelualustoiksi ja verkostoitumiseen tarkoitettuja Zoom-huoneita. Näitä huoneita ei kuitenkaan käytetty konferenssin aikana. Tulevaisuudessa etäverkostoitumiseen voisikin panostaa esimerkiksi niin, että opiskelijoita olisi moderaattoreina tai keskustelun avaajina Zoom-huoneissa tai toisenlaisella alustalla.

Konferenssi sai pohtimaan, ovatko etäkonferenssiosallistujat toisarvoisessa asemassa suhteessa paikalla oleviin, jos he tarvitsevat lisää tietoa esitettävistä aiheista. Erilaisia etä-läsnäoloratkaisuja on olemassa lähtien telepresenssiroboteista virtuaalitodellisuusratkaisuihin. VR-teknologia voisi mahdollisesti tarjota henkilökohtaisemman ja osallistuttavamman tavan olla kosketuksissa etäyleisöön. Esimerkiksi liikkuvan telepresenssirobotin ”kasvoilla” näkyvä osallistujan kasvokuva voisi olla keino saada kommunikaatiota laadukkaammaksi. Myös kehonkieltä voisi olla mahdollista lisätä etäosallistujan keinovalikoimaan. [8]

Opiskelijat saivat arvokasta työkokemusta konferenssin järjestelyistä ja tiimityöskentelystä. Lisäksi he harjaantuivat kommunikoimaan kansainvälisten osallistujien ja puhujien kanssa ja käyttämään rohkeasti englannin kieltä. Näistä taidoista on varmasti hyötyä jokaiselle tulevaisuudessa. Konferenssijärjestäjän yhdeksi tärkeämmäksi osaamisen alueeksi osoittautui tilanteen tasalla tai mieluummin hieman sitä edellä oleminen, jotta ohjelma eteni asiallisesti aikataulunsa ja suunnitelmansa mukaisesti ja ilman häiriötekijöitä.

Kaiken kaikkiaan konferenssi koettiin kokemuksena sopivan haastavaksi. Opiskelijat antoivat kaikkensa ja ottivat rohkeasti vastuun työtehtävistään. He myös kokivat oppineensa työelämän kannalta tärkeitä taitoja, joita he eivät välttämättä olisi muualta oppineet.

Kilpeläinen Oiva, sosionomiopiskelija
Oulun ammattikorkeakoulu, Sosiaali- ja terveysalan yksikkö

Konola Iikka, insinööriopiskelija
Oulun ammattikorkeakoulu, Tekniikan ja luonnonvara-alan yksikkö

Jokikokko Venla, insinööriopiskelija
Oulun ammattikorkeakoulu, Tekniikan ja luonnonvara-alan yksikkö

Lepistö Laura, suuhygienistiopiskelija
Oulun ammattikorkeakoulu, Sosiaali- ja terveysalan yksikkö

Sabki Jasmin, Digitaalisten terveyspalveluiden ja hyvinvointiteknologian asiantuntija (YAMK)
Lapin ammattikorkeakoulu

Sipiläinen Emmi, Hyvinvointia edistävien digipalveluiden asiantuntija (YAMK)
Oulun ammattikorkeakoulu

Viljanmaa Riikka, suuhygienistiopiskelija
Oulun ammattikorkeakoulu, Sosiaali- ja terveysalan yksikkö

Paalimäki-Paakki Karoliina, lehtori
Oulun ammattikorkeakoulu, Sosiaali- ja terveysalan yksikkö

Lähteet

[1] Reponen, J. 2015. Terveydenhuollon sähköiset palvelut murroksessa, Duodecim 131 (13), 1275–6. Hakupäivä 22.10.2021. https://www.duodecimlehti.fi/xmedia/duo/duo12323.pdf

[2] Kunnari, T. & Koivula, M. 2018. eHealth-palvelut perusterveydenhuollon vastaanottotoiminnan tukena – kirjallisuuskatsaus potilaiden kokemuksista. Hoitotiede 30 (4), 323–33. Hakupäivä 22.10.2021. https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni-201912026485

[3] Shaw, T., McGregor, D., Brunner, M., Keep, M., Janssen, A. & Barnet, S. 2017. What is eHealth (6)? Development of a Conceptual Model for eHealth: Qualitative Study with Key Informants. Journal of Medical Internet Research 19 (10), e324. Hakupäivä 21.10.2021. https://doi.org/10.2196/jmir.8106

[4] Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Finnish Finnish National Conference on Telemedicine and eHealth 2021. Konferenssin www-sivut. Hakupäivä 17.11.2021. https://www.ppshp.fi/Ammattilaisille/eHealth2021/Sivut/default.aspx

[5] Mejías, E., Kouri, P., Ahonen, O. & Reponen, J. (toim.) 2021. eHealth2021. The 26th Finnish National Conference on Telemedicine and eHealth. “eHealth in a Lifecycle”. 7.–8.10.2021. Oulu. https://www.telemedicine.fi/images/pdf/julkaisut/978-952-69224-4-7.pdf

[6] Suomen Telelääketieteen ja eHealth Seura ry. 2021. Tervetuloa osallistumaan kansainväliseen #eHealth2021 konferenssiin – eHealth in a Lifecycle Oulussa 7.-8.10.2021. Early bird ilmoittautumista jatkettu 7.9.2021 saakka! Konferenssikutsu. Hakupäivä 14.10.2021. https://www.telemedicine.fi/fi/tapahtumakalenterit/tervetuloa-osallistumaan-kansainvaeliseen-ehealth2021-konferenssiin-ehealth-in-a-lifecycle-oulussa-7-8-10-2021-early-bird-ilmoittautumista-jatkettu-7-9-2021-saakka

[7] Suomen Telelääketieteen ja e-Health Seura ry. 2021. Jarmo Reposelle ja Anja Hennerille telelääketieteen elämäntyöpalkinnot. Uutiset. Hakupäivä 17.10.2020 https://www.telemedicine.fi/fi/uutiset/jarmo-reposelle-ja-anja-hennerille-telelaeaeketieteen-elaemaentyoepalkinnot

[8] Dodds, T.J., Mohler, B.J. & Bülthoff, H.H. 2011. Talk to the Virtual Hands: Self-Animated Avatars Improve Communication in Head-Mounted Display Virtual Environments. PloS one 6 (10), e25759. Hakupäivä 9.10.2021. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0025759