Sopeuta ja sopeudu! Tapahtumateollisuus poikkeustilassa

Takaisin kokoomateoksen etusivulle

Vuonna 2020 tapahtuma- ja kulttuuriala oli ennennäkemättömän muutoksen edessä. Alkuvuodesta maailmalla kulkenut COVID-19-pandemia saavutti Suomen ja koko tapahtuma-ala pysähtyi. Pandemian leviäminen heitti nopeasti koko alan valtavien haasteiden eteen, ja sillä on ollut terveysvaikutustensa lisäksi mittavat taloudelliset ja sosiaaliset vaikutukset.

Hallitus antoi 12.3.2020 suosituksen, että kaikki yli 500 hengen tapahtumat perutaan 31.5.2020 saakka [1]. Ohjeistusta tiukennettiin 16.3.2020, jolloin myös yli kymmenen hengen tapaamiset keskeytettiin [2]. Yle Tampere uutisoi 27.3.2020, että koronavirus on vaikuttanut pelkästään Tampereen seudulla yli 2 000 tapahtuman järjestämiseen. Kolme neljäsosaa maalis-toukokuun 2020 tapahtumista peruttiin kokonaan ja reilu viidennes siirrettiin. [3]

Kesäkuusta eteenpäin tapahtumia sai hetken aikaa järjestää, mutta rajoitusten puitteissa, mikä teki monien tapahtumien järjestämisestä käytännössä mahdotonta. Tiukemmat rajoitukset palasivat heti kesän jälkeen pandemian näyttäessä uudelleen kiihtyvän leviämisen merkkejä.

Nämä ovat olleet suuria koko kulttuurialaa horjuttavia uutisia, ja valitettavasti lomautuksia, irtisanomisia ja konkurssejakin on odotettavissa, kun niin suuret kuin pienetkin tapahtumat ovat uhattuina. Moni alan toimija on myös joutunut pohtimaan kokonaan alan vaihtoa. Tapahtumateollisuudessa toimii noin 3 200 yritystä ja toimialan kokonaisarvo on 2,35 miljardia euroa. [4]

Tässä artikkelissa paneudutaan pandemian aiheuttamaan tilanteeseen kahdesta eri näkökulmasta. Aluksi tarkastellaan tapahtuma-alaa kokonaisuutena ja haastatellaan tuoreen tapahtuma-alan keskusjärjestö Tapahtumateollisuus ry:n johtajaa ja vaikuttamisesta ja viestinnästä vastaavaa Maria Sahlstedtia. [5] Haastattelun teki Noora Luttinen, yksi artikkelin kirjoittajista.

Artikkelin jälkimmäisessä osassa käsitellään koronaepidemian vaikutuksia tanssitapahtuman tuotannossa SottiisiMoves-tapahtuman kautta. Yksi artikkelin kirjoittajista, Päivi Hoppu, työskentelee Pispalan Sottiisin tapahtumatoimistossa, ja hän vastasi SottiisiMoves-tapahtumassa osanottajiin liittyvistä asioista. Tämä osa artikkelista perustuu hänen kokemuksiinsa, tapahtumaa koskeviin dokumentteihin ja muistiinpanoihin sekä toimialajohtaja Jukka Heinämäen [6] ja tapahtumakoordinaattori Elina Vullin [7] haastatteluihin, jotka tehtiin marraskuussa 2020.

Tapahtumateollisuuden hätätila

Artikkelia kirjoitettaessa joulukuussa 2020 tapahtuma-alan toimintaa on rajoitettu rankasti jo yli puoli vuotta. Tämänhetkisen tilanteen mukaan alueet jaetaan kolmeen eri rajoituskategoriaan sen mukaan, mikä taudin leviämistilanne alueella on. Yleisötilaisuuksien rajoitus epidemian perustason alueilla on 50 henkilöä, kiihtymisvaiheen alueilla 20 henkilöä ja leviämisvaiheen alueilla 10 henkilöä. Kaikissa tapauksissa on noudatettava THL:n ja OKM:n ohjetta turvaetäisyyksistä ja hygieniakäytännöistä. [8]

Kuluttajalle esimerkiksi lempiartistin konserttien peruuntuminen voi näyttäytyä lähinnä kyseisen artistin ahdinkona, mutta tapahtuma-ala on todellisuudessa hyvin moninainen ja perustuu pitkälti alihankintaketjuihin. Artistin lisäksi peruuntuneen konsertin vuoksi työnsä menettävät esimerkiksi keikkapaikan vuokraaja, lippukaupat, tuottajat, valomiehet, miksaajat, somistajat, roudaajat, ravintolatyöntekijät sekä järjestyksenvalvojat.

Suoraan tapahtuman parissa työskentelevien lisäksi työt vähenevät myös muun muassa taksifirmoilta, hotelleilta, ravintoloilta ja muilta tapahtuma-alaan sidoksissa olevilta toimialoilta. Toimialan kokonaisarvosta uhkaa kuluvana vuonna 2020 kadota jopa 1,8 miljardia euroa, joten kyse ei todellakaan ole pienestä toimialasta tai ”harrastamisesta”.

Tapahtuma-ala järjestäytyy

Tapahtumaelinkeinon keskusjärjestö Tapahtumateollisuus ry perustettiin Helsingissä 10.6.2020. Yhdistyksen perustajajäseninä oli 44 eri tapahtuma-alojen merkittävää toimijaa. Yli 20 vuotta tapahtuma-alalla yrittäjänä hyvin monipuolisissa rooleissa toiminut Kati Kuusisto oli puhunut tapahtumateollisuuden järjestäytymisen ja yhteisen etujärjestön puolesta jo kolme vuotta.

”Keväällä koronan iskiessä päälle Kati nosti esiin somessa keskustelua siitä, pitäisikö asialle tehdä yhdessä alan sisällä jotakin. Kati pirautti minulle ja sanoi, että nyt voisi olla oikea hetki laittaa asiaa eteenpäin. Aikaisemmin järjestäytymiselle ei ole löydetty aikaa tai oikeaa syytä. Alalla on varmaan mennyt niin hyvin, ettei olla nähty tarvetta perinteiselle edunvalvonnalle tai järjestäytymiselle, jota muilla toimialoilla on ollut jo vuosikausia. Tämä koronakriisi laukaisi jutun alkuun. Aluksi keräsimme verkostojemme kautta alan eri yrityksiä yhteen ja pidimme vapaamuotoisia Zoom-kokoontumisia. Lopulta perustimme Tapahtumateollisuus ry:n 44:n alan toimijan kanssa”, Maria Sahlstedt kertoo.

Kati Kuusisto toimii yhdistyksen toisena johtajana ja vastaa hallinnosta ja edunvalvonnasta.

Tapahtumateollisuus ry toimii tapahtumien puolestapuhujana ja tiedon yhteen kokoajana. Yhtenä tärkeimmistä yhdistyksen tavoitteista on ollut tuoda tapahtuma-ala ja sen moninaisuus yleiseen sekä päättäjien tietoisuuteen.

Yhdistyksen perustamisvaiheessa keväällä 2020 keskeisinä tavoitteina oli selkeyttää kuvaa tapahtuma-alan merkityksestä ja laajuudesta sekä turvata toiminnan jatkuminen.

”Keväällä tapahtuma-alaa ja esimerkiksi siihen kohdistuvia tukitoimia koskeva julkinen keskustelu oli hyvin sekavaa. Tavoitteena oli, että muodostuu yksi ääni, joka puhuu kaikista tapahtumista ja vie päättäjille sen ymmärryksen, että tapahtumaelinkeino ei ole ’harrastelua’. Se on yrityksiä, liiketoimintaa, työpaikkoja, verotuloja ja oikeasti miljardien toimiala. Toisena päätavoitteena oli tietysti saada tapahtumat auki”, Sahlstedt sanoo.

Tapahtuma-alan kartoittaminen

Tapahtumateollisuus ry teki ensi töikseen yhteistyössä Turun yliopiston kauppakorkeakoulun kanssa tapahtuma-alan toimialaselvityksen. Aikaisemmin alaa ei ollut kartoitettu, ja koronakriisin yhteydessä oli käynyt kivuliaan selväksi, ettei tapahtumateollisuutta ymmärretä kokonaisuutena.

”Meidän tietojemme mukaan selvitys oli ensimmäinen laatuaan koko maailmassa, ja se tehtiin sekä sisäisen että ulkoisen vaikuttamisen välineeksi. Päättäjiin vaikutetaan tutkitulla faktatiedoilla ja numeroilla. Tärkeää on myös yksittäisen yrittäjän ymmärrys siitä, että olen osa näin isoa ja vaikuttavaa kokonaisuutta”, kertoo Sahlstedt.

Selvityksessä tapahtumateollisuuden ekosysteemin toimialoiksi määritetään muun muassa tapahtumajärjestäminen, tapahtumatilojen vuokraus, esiintyjä- ja ohjelmapalvelut, tapahtumateknologian ja -rakentamisen palvelut, myynti ja vuokraus, lipunmyyntipalvelut, tapahtumien oheispalvelut, suunnittelu ja konsultointi, digitaaliset tapahtumapalvelut ja muut tapahtuma-alan erityispalvelut.

Selvityksestä kävi ilmi, että ala työllistää 20 000 kokoaikaista ja 175 000 tilapäistä työntekijää, tapahtumateollisuudessa toimii noin 3 200 yritystä ja toimialan kokonaisarvo on 2,35 miljardia euroa.

”Toimialaselvityksessä nousi esiin myös alan alueellinen kattavuus, toimiala on valtakunnallinen. Tutkimusotoksessa yrityksiä löytyi 306 kunnasta, kun kuntia on koko Suomessa 310. Toki ala keskittyy suuriin kaupunkeihin, mutta yksikään kunta ei voi niin sanotusti pestä käsiään asiasta – se koskee kaikkia. Toimialamme on kuntien taloudelle todella tärkeä”, Sahlstedt korostaa.

Tapahtumateollisuus ry on myös myöhemmin selvittänyt alan tilannetta monien jäsenistölleen kohdistettujen kyselyiden avulla. Artikkelin kirjoitushetkellä joulukuussa 2020 yhdistykseen kuuluu 200 jäsentä. Yhdistykseen kuuluu erilaisia yrityksiä sekä myös noin 10 pienempää tapahtuma-alan keskusjärjestöä, muun muassa Messu ja tapahtumajärjestäjät ry, Messu- ja somistusalan liitto ry, Suomen Palloliitto ry, Jääkiekon SM-liiga Oy, Kulttuuri- ja taidealan keskusjärjestö KULTA ry, Kirkkopalvelut ry, Tori- ja markkinakaupan keskusjärjestö ry sekä musiikkitapahtumien ja niiden järjestäjien LiveFIN ry.

Viimeisimpänä on valmistunut lokakuussa verkkokyselyllä toteutettu selvitys jäsenyritysten liiketoiminnan tilanteesta ja näkymistä, jonka mukaan:

• Yli 70 % yrityksistä liiketoiminta on edelleen pääosin seisahduksissa ja yli 60 % alan yrityksistä arvioi selviytyvänsä enää alle puoli vuotta.
• 87 % yrityksistä arvioi kuluvan vuoden liikevaihdon putoavan vähintään 50 % verrattuna edellisvuoteen ja 44 % yrityksistä arvioi kuluvan vuoden liikevaihdon putoavan yli 80 % verrattuna edellisvuoteen.

Kyselyt maalaavat karua kuvaa tapahtumateollisuuden tilasta yli puoli vuotta kestäneiden rajujen rajoitusten jälkeen.

”Tällä hetkellä meillä on kolme päätavoitetta. Ykkösenä on tietenkin koronakriisistä selviytyminen, ja sen osalta vahinkojen korjaaminen, mikä tulee jatkumaan vielä pitkään. Toisena on yhtenäinen tapahtumaelinkeino. Alan tulee yhdessä ymmärtää, keitä me olemme, mitä me teemme ja mikä meitä yhdistää, jotta koko tapahtumaelinkeino voi puhua yhdellä suulla. Kolmantena tavoitteena on tapahtumatoimialan ja sen merkittävyyden tunnustaminen yhteiskunnassamme. Kaikki asiat ovat menneet eteenpäin, mutta niiden ratkeaminen on vielä tulevaisuudessa”, sanoo Sahlstedt.

Missio: tapahtumaelinkeinon mahdollisuuksien vahvistaminen yhteiskunnassa

Tapahtumateollisuus ry on tehnyt jo valtavan työn tapahtumaelinkeinon hyväksi, ja alan oma ääni on alkanut rakentua.

”Toiminta on lähtenyt vauhdikkaasti eteenpäin, yritykset ovat löytäneet meidät. Näin puolen vuoden toiminnan jälkeen 200 jäsenen jäsenmäärä on hyvä, ja voimme sanoa, että edustammekin koko alaa”, sanoo Sahlstedt.

Toiminnan ensimmäinen tavoite, ymmärryksen tuominen tapahtumaelinkeinosta päättäjille on myös monella tapaa saavutettu.

Perjantaina 3.12.2020 tiede- ja kulttuuriministeri Annika Saarikko antoi virallisella Facebook-sivullaan lausunnon, jonka mukaan helpotusta tapahtuma-alan tilanteeseen on pohdittu yhdessä elinkeinoministeri Mika Lintilän, THL:n Mika Salmisen sekä tapahtumateollisuuden, musiikkialan ja SM-liigan edustajien kanssa ja alaan tullaan kohdistamaan uutta rahallista apua. Lausunnon mukaan opetus- ja kulttuuriministeriö sekä työ- ja elinkeinoministeriö tekevät hallitukselle esitykset rahallisesta tuesta tapahtuma-alalle. [9]

Tapahtumateollisuus ry on vienyt näitä keskusteluja voimakkaasti eteenpäin, ja toiveissa on, että uutisia uudesta tukipaketista saataisiin vielä ennen joulua. Aiemmat yritystuet sekä kustannustuki ovat soveltuneet tapahtuma-alojen yrityksille huonosti, ja tähän mennessä apu on saavuttanut vain murto-osan yrityksistä.

Työ ei kuitenkaan lopu koronakriisin väistymisen jälkeen. Sahlstedtin mukaan tulevaisuudessa Tapahtumateollisuus ry:n missiona on edelleen vahvistaa tapahtuma-alan elinkeinon mahdollisuuksia yhteiskunnassamme.

”Tapahtumat luovat yhteiskuntaan monenlaista hyvinvointia. On tärkeää levittää yhteiskunnassa tietoa siitä, mihin kaikkeen tapahtumat vaikuttavat. Kun ei ole tapahtumia, ei ole asiakkaita hotelleissa, ravintoloissa eikä liikennevälineissä, eikä alueille tule verotuloja”, Sahlstedt selventää.

”Lisäksi keskiössä on muun muassa tapahtuma-alan koulutus. Tietynlainen työntekijäpula on vaivannut alaa jo pitkään. Esimerkiksi ammattitaitoisista tuottajista ja tietyn alan teknikoista on pulaa, ja koulutusta ei ole riittävissä määrin tai oikeanlaisilla sisällöillä. Kaikkinensa elinkeinon vahvistaminen ja mahdollistaminen on hyvin moninainen asia, ja roolimme nyt ja tulevaisuudessa on vahvistaa kaikkia näitä toiminnan edellytyksiä”, summaa Sahlstedt.

Viides kerta toden sanoo – SottiisiMoves koronan kourissa

Seuraavaksi käsitellään tapahtuma-alan ongelmia sekä niihin etsittyjä ratkaisuja ja toimenpiteitä pandemian aikana esimerkkitapauksen, SottiisiMoves-tapahtuman, kautta. SottiisiMoves oli Suomen Nuorisoseurojen ja Tampereen kaupungin yhteistyössä järjestämä tanssifestivaali, joka järjestettiin 16.–18.10.2020 Tampereella.

Alkuperäisen suunnitelman mukaan tapahtuma piti toteuttaa 10.–14.6.2020. SottiisiMovesissa yhdistyivät Pispalan Sottiisin kansainvälinen kansantanssifestivaali ja Nuori Kulttuurin valtakunnallinen Moves-tanssikatselmus. Molempien taustalla on valtakunnallista kulttuurista nuorisotyötä tekevä Suomen Nuorisoseurat ry.

Tuotantoprosessi oli haastava ja vaati valtavasti sopeutumista ja sopeuttamista sekä asiakkailta, henkilöstöltä että vapaaehtoisorganisaatiolta. Haastavinta oli jatkuva epävarmuus siitä, miten pandemiatilanne muuttuu, miten asiakkaat reagoivat ja miten viranomaisohjeistukset vaikuttavat tapahtumatuotantoon. Koska kyseessä oli osallistujatapahtuma, haasteen toi myös se, että koronan myötä ryhmien harjoittelumahdollisuudet tapahtumaa varten heikkenivät ja useassa ryhmässä harjoittelu jouduttiin lopettamaan kokonaan.

SottiisiMovesin valmistelut aloitettiin keväällä 2019, ja tapahtuman tavoitteeksi asetettiin 2 500 eri ikäistä osallistujaa eri tanssilajeista. Tapahtumaa markkinoitiin koko vuosi tanssin kentällä. Tammikuussa 2020 julkistettiin ohjelma sekä kansainväliset vieraat ja tarkennettiin yhteistyökuvioita. Helmikuussa käynnistyivät Nuoren Kulttuurin aluetapahtumat, joista valittiin edustajat valtakunnalliseen tapahtumaan Tampereelle. Maaliskuussa alkoi osanottajaryhmien ilmoittautuminen ja vapaaehtoisten rekrytointi. Valmistelut etenivät suunnitelmien mukaan, kunnes kaikki muuttui.

Maaliskuun puolivälissä korona oli myös Suomen asia, ja viranomaiset asettivat tiukat suositukset ja rajoitukset viruksen leviämisen ehkäisemiseksi. Ohjeet vaikuttivat merkittävästi tapahtumiin ja siten myös SottiisiMovesin suunnitteluun. Ohjelma-aikataulut tiivistettiin viidestä kolmeen päivään, ilmoittautumisaikaa jatkettiin ja peruutusehtoja muokattiin joustavimmiksi.

Muutaman viikon päästä kuitenkin todettiin, että tapahtuman järjestäminen ei ole mahdollista, ja se siirrettiin lokakuulle. Koska tilanne oli myös kansainvälisesti hankala, päätettiin tapahtuma järjestää kotimaisin voimin ja kansainvälisistä vieraista luovuttiin virolaisia ryhmiä lukuun ottamatta. Oleellisena osana siirtopäätöstä oli se, että syksyn tapahtumapaikaksi saatiin Tampere-talo, joka konserttitiloiltaan tarjosi turvalliset puitteet myös mahdollisessa pandemiatilanteessa.

Kesä meni hyvin, pandemiatilanne helpottui ja rajoituksia purettiin. Syksyn alussa tehtiin varotoimena neljän eri koronaskenaarion tiekartta, jonka pohjalta tapahtuman valmistelut jatkuivat.

”Korona-asioita käsiteltiin koko organisaation voimin skenaariotyöskentelyllä. Siinä muodostettiin neljä eri skenaariota koronapandemian kehityksestä ja sen konkreettisista vaikutuksista tapahtuman tuotantoon. Tämä muodosti erittäin hyvän pohjan koronatoimenpiteiden suunnittelulle, koska asioita tarkasteltiin niin ohjelmatuotannon, järjestelyjen, osallistujahuollon ja viestinnän näkökulmista, kukin omalta vahvuusalueeltaan käsin”, Elina Vulli toteaa.

Elokuun lopussa koronatilanne muuttui kuitenkin epäsuotuisaan suuntaan ja yleisörajoitukset kiristyivät. Yli 50 hengen yleisötilaisuudet sallittiin sillä edellytyksellä, että niiden turvallisuus voitiin varmistaa koronavirustartuntojen ohjeistusten mukaisesti. [10]

Syyskuussa Viron matkustussääntöihin tuli muutos, ja matkat Suomeen kiellettiin. [11] Näin ollen virolaiset esiintyjät joutuivat perumaan tulonsa. 1.10. järjestettiin osallistujille ja esiintyjille webinaari, jonka keskeisenä sisältönä oli terveysturvallisuuteen liittyvät asiat. 7.10. pidettiin infotilaisuus vapaaehtoisille viranomaisohjeistuksia noudattaen maskien ja turvavälien kera.

Kaksi päivää tästä eli 9.10. tapahtumakonseptia muokattiin vielä kerran, kun tapahtuma päätettiin järjestää striimattuna ilman yleisöä. Pandemiatilanne heikkeni, eikä livetapahtuman järjestäminen vastuullisesti ollut enää mahdollista. Tapahtuman nimeksi tuli SottiisiMoves Stream.

Uusi ja tuntematon korona

Tapahtumien turvallisuutta säätelevät erilaiset lait ja säädökset. Koronapandemia muutti oleellisesti turvallisuussuunnittelua, kun yhdeksi riskitekijäksi esimerkiksi järjestyksenvalvonnan, tapaturmien ja tapahtumarakenteiden turvallisuuden rinnalle tuli terveysturvallisuus. Turvallisuussuunnitelman osaksi tehtiin laaja ja yksityiskohtainen koronaan varautumisen toimenpidesuunnitelma.

”Perinteisesti poliisi ja pelastuslaitos ovat ottaneet kantaa tapahtuman turvallisuuteen liittyvissä asioissa, mutta tässä tapauksessa painopiste siirtyi terveysviranomaisten suuntaan”, Jukka Heinämäki arvioi.

Toimenpiteitä pohdittaessa hyödynnettiin valtakunnallisia ja alueellisia viranomaisohjeistuksia sekä muiden toimijoiden ohjeita. Ohjeiden soveltamisessa auttoi Tampereen kaupungin tartuntatautilääkäri.

”Tampereen kaupungin tartuntatautilääkäri oli korvaamaton apu eri koronatoimenpiteiden arvioimisessa ja priorisoimisessa. Epidemiologian ammattilaisena hän otti kantaa siihen, millä toimenpiteillä on eniten vaikutusta koronaviruksen torjumiseen (esimerkkinä käsihygienia) ja minkä toimenpiteiden merkitys on niin vähäinen, ettei niitä ole järkevää toteuttaa (esimerkkinä lavan moppaaminen jokaisen esiintyjän jälkeen)”, Elina Vulli muistelee.

Pandemia piti huomioida kaikilla tuotannon osa-alueilla: ohjelmasta järjestelyihin ja viestinnästä talouteen. Ohjelmapuolella esiintymispuitteiden ja yleisöturvallisuuden lisäksi piti miettiä muun muassa pukuhuoneiden riittävää määrää, niiden väljää käyttöä ja tarvittavia välisiivouksia. Koska kontaktit esiintyjäryhmien välillä piti minimoida, ryhmien kulkureitit esiintymistiloissa tulivat myös merkityksellisiksi. Katsomopaikkojen määrä puolitettiin, jotta turvavälit saatiin toteutettua. Koska kyseessä oli tanssitapahtuma, tanssiminen sallittiin vain oman parin kanssa ja yhteiset tanssitilaisuudet jäivät ohjelmasta pois.

Järjestelyiden osa-alueella oleellisia olivat muun muassa yhteismajoitustilojen väljyys, yhteisruokailujen porrastus- ja jonotuskäytänteet, tehostettu siivous ja asiakaspalvelupisteiden suojaaminen. Pienet ryhmät saivat majoituskoululta oman luokan, ja aiempi ryhmien yhdistäminen samaan tilaan ei ollut enää mahdollista, jotta kontaktit eri ryhmien välillä minimoitiin. Tapahtumapaikoille laitettiin opasteita viranomaisten antamista yleisohjeistuksista ja totta kai kauppalistalle kasvomaskit ja käsidesit.

Koska tapahtumaa toteutti suuri vapaaehtoisten joukko, myös heidän suojaamisensa tartunnan ehkäisemiseksi oli tärkeää. Vapaaehtoisille ja osallistujille tehtiin tarkat ohjeet, joissa neuvottiin, kuinka toimia mahdollisessa virustartuntatilanteessa. Vapaaehtoisten ja tuotantohenkilöstön varahenkilöjärjestelyt piti myös miettiä etukäteen mahdollisten altistusten varalta.

Viestintä poikkeustilanteessa on aina haastavaa. Tiedotusvälineistä tulevan informaatiotulvan, asiakkaiden reaktioiden, viranomaisohjeiden, talouden realiteettien ja maalaisjärjen välillä tasapainoilu vaati pään kylmänä pitämistä. Viestinnän sisällöt ja ulostulot piti miettiä tarkkaan. Viestinnän kärkenä oli, että turvallisuus edellä mennään, viranomaisohjeita noudatetaan ja niihin reagoidaan heti.

Digiloikka, opit tulevaisuuteen

SottiisiMoves toteutettiin lopulta striimattuna ilman yleisöä ja tanssikatselmukset videokatselmuksena, jossa ryhmät saivat raadin palautteen lähettämiensä videoiden pohjalta. Konserttiohjelma muokattiin viikossa uuteen muotoon: samalla Tampere-talon Sorsapuistosaliin rakennettiin studio-olosuhteet, joista viikonlopun aikana tuotettiin viisi tilaisuutta.

Osa tilaisuuksista lähetettiin suoratoistona reaaliaikaisesti ja osa tallenteina. Yhteistyökumppaneina olivat Tampereen seudun ammattiopisto Tredun audiovisuaalisen viestinnän opiskelijat, jotka opettajansa johdolla hoitivat teknisen toteutuksen yhdessä paikallisen tapahtumatekniikan palvelutuottajan kanssa. Tilaisuuksia seurasi noin 6 000 katsojaa 23 maasta, ja niitä oli toteuttamassa 120 esiintyjää. Katselmuksiin osallistui yhteensä 66 ryhmää.

Puolen vuoden poikkeuksellinen matka toi paljon hyödyllistä oppia myös tulevaan, ja digiloikka oli valtava. Striimi- ja virtuaalitapahtumat tulevat taatusti lisääntymään, ja suoratoistot tulevat normaaliksi osaksi tapahtumatuotantoa. SottiisiMoves Streamin saavuttamat katsojamäärät osoittavat, että verkon kautta saavutettavuus on aivan eri luokkaa kuin livetapahtumassa, ja tämä on todella hieno asia.

SottiisiMovesin tuotantotiimissä säilyi luja usko toteutukseen ja koko porukka puhalsi yhteen hiileen. Tarvittiin valtava määrä selvitystyötä, asiakirjoihin tutustumista, kokouksia, sähköpostiviestejä ja puhelinsoittoja, jotta tapahtuma voitiin rakentaa aina uudelleen tilanteeseen sopivaksi ja turvalliseksi.

Tilanteet vaihtelivat ja suunnitelmat muuttuivat moneen kertaan eikä turhalta työltäkään vältytty. Maaliskuusta lähtien kaikki kokoukset pidettiin etänä, ja tiimi tapasi toisensa livenä vasta lokakuussa 2020. Työporukassa säilyi kannustava ilmapiiri koko prosessin ajan, ja muutamien epätoivoisten hetkienkin jälkeen työ jatkui suunnitellusti. SottiisiMoves oli oiva esimerkki siitä, mihin joustava tapahtumaorganisaatio tarvittaessa pystyy: jatkuvaan sopeuttamiseen ja sopeutumiseen laadusta tinkimättä.

Kohti uutta normaalia

On selvää, ettei pandemian jälkeen paluuta entiseen ole, vaan tapahtumateollisuuden tulevaisuudessa häämöttää uusi normaali. Tulevaisuuden tapahtumatuotantoihin tarvitaan uusia toimintatapoja, joissa yhdistetään sekä kasvokkain kohtaamista että digitaalisia ratkaisuja, eräänlaisia hybridimalleja. Tarvitaan myös organisaatioiden vanhojen toteutusmallien rohkeaa päivittämistä ja henkilöstön koulutusta.

Koska pandemiatilanne ei vielä ole ohi, pitää jatkossa työstää rinnakkain useita eri malleja, jotka voidaan ottaa käyttöön tilanteen mukaan. Jotta vältytään päällekkäiseltä ja turhalta työltä, ennakointi on tärkeää ja päätökset toteutuksesta pitää tehdä hyvissä ajoin. Myös tapahtuma-alan yhteistyöverkostojen merkitys varmasti korostuu tulevina vuosina.

Live-tapahtumat eivät kuitenkaan tästä maailmasta katoa, sillä ihmisten tarve yhteisöllisyyteen on ja pysyy. Mikään ei korvaa yleisön ja esiintyjän välistä vuorovaikutusta livetilanteessa tai vaikkapa kaveriporukan kohtaamista hyvän taide-elämyksen äärellä. Tapahtumilla on tärkeä merkitys osana ihmisten elämää ja hyvinvointia, ja näin on varmasti jatkossakin.

Hoppu Päivi, tapahtumasihteeri
Pispalan Sottiisin/Suomen Nuorisoseurojen tapahtumatoimisto

Luttinen Noora, freelancer tapahtuma-alalla

Hoppu Petri, yliopettaja
Oulun ammattikorkeakoulu, Kulttuurialan yksikkö

Lähteet

[1] Valtioneuvosto. 2020. Hallitus päätti suosituksista koronaviruksen leviämisen hillitsemiseksi. Tiedote 132/2020, 12.3.2020. Hakupäivä 11.12.2020. https://valtioneuvosto.fi/-/10616/hallitus-paatti-suosituksista-koronaviruksen-leviamisen-hillitsemiseksi

[2] Valtioneuvosto. 2020. Hallitus totesi Suomen olevan poikkeusoloissa koronavirustilanteen vuoksi. Tiedote 140/2020, 16.3.2020. Hakupäivä 11.12.2020. https://valtioneuvosto.fi/-/10616/hallitus-totesi-suomen-olevan-poikkeusoloissa-koronavirustilanteen-vuoksi

[3] Siltanen, M. 2020. Koronalla on valtava vaikutus Tampereen seudun tapahtumiin, rahallista tappiota on tullut jo ainakin 10 miljoonaa euroa. YLE uutiset 27.3.2020. Hakupäivä 11.12.2020. https://yle.fi/uutiset/3-11278488

[4] Tapahtumateollisuus ry 2020. Mitä on tapahtumateollisuus? Hakupäivä 11.12.2020. https://www.tapahtumateollisuus.fi/mita-on-tapahtumateollisuus/

[5] Maria Sahlstedtin haastattelu 8.12.2020. Noora Luttisen hallussa.

[6] Jukka Heinämäen haastattelu 10.11.2020. Päivi Hopun hallussa.

[7] Elina Vullin haastattelu 10.11.2020. Päivi Hopun hallussa.

[8] Aluehallintovirasto. 2020. Usein kysyttyä kysymyksiä koronaviruksesta. Hakupäivä 11.12.2020. https://avi.fi/usein-kysyttya-koronaviruksesta

[9] Saarikko, A. 2020. Facebook-päivitys 4.12.2020. Hakupäivä 11.12.2020. https://www.facebook.com/SaarikkoAnnika/

[10] Aluehallintovirasto. 2020. Yleisötilaisuuksien rajoitukset kiristyvät syyskuussa tartuntatautitilanteen vuoksi. Tiedote 24.8.2020. Hakupäivä 11.12.2020. https://avi.fi/tiedote/-/tiedote/69887654

[11] Valtioneuvosto. 2020. Maahantulon rajoituksia tiukennetaan koronatilanteen perusteella. Tiedote 110/2020, 24.9.2020. Hakupäivä 11.12.2020. https://valtioneuvosto.fi/-/1410869/maahantulon-rajoituksia-tiukennetaan-koronatilanteen-perusteella