Viime aikoina kasvaneet opetusryhmät tuottavat välillä päänvaivaa viestinnän opetuksessa, sillä aika ei riitä mitenkään yksilölliseen harjoitteluun ja palautteeseen. Kokous- ja neuvottelutaitojen osiossa olen päätynyt malliin, joka tuntuu toimivan nykyresursseilla: teoria opiskellaan itsenäisesti ennakkotehtävien kautta, harjoituskokoukseen ja -neuvotteluun annetaan eriytyviä valmistautumisohjeita ja ryhmät jaetaan harjoituksia varten reilusti pienemmiksi. Mahdollisimman aito osallistuminen kokoukseen ja neuvotteluun antaa konkreettista kokemusta ja käytännön osaamista työelämän päätöksentekotilanteisiin.

Oulun ammattikorkeakoulun (Oamkin) tietotekniikan tutkinto-ohjelman opiskelijoilla on pitkään ollut opinnoissaan kolmantena vuonna 1,5 opintopisteen osuus työyhteisöviestintää osana isompaa Työelämäosaamisen opintojaksoa [1]. Työyhteisön ja esimiehen viestintätilanteisiin perehdytään ryhmäesitysten avulla. Toisena teemana ovat viestintätaidot päätöksentekotilanteissa, ja siinä käsitellään palaveritekniikoita sekä kokous- ja neuvottelutaitoa. Ammattikorkeakoulun viestinnän opetuksessa keskeisenä tavoitteena on, että opiskelija saisi myös kokemusta ja palautetta viestintätilanteissa toimimisesta.

Opetusryhmässä on viime toteutuksissa ollut opiskelijoita suurin piirtein 90. Tällaisen joukon organisoiminen ryhmäharjoituksiin on onnistunut niin, että kokoustaidon tai neuvottelemisen teoria opiskellaan itsenäisesti ennen harjoituksia. Moodlen tehtävätyökalussa on lähdemateriaalivinkkejä itsenäisesti opiskeltavaksi, muutamia videoita, keskeisiä asioita jäsentäviä ja kertaavia monivalintatehtäviä ja omien neuvottelutaitojen SWOT-analyysitehtävä. Tehtävät edellytetään tehtäväksi ennen harjoituskertaa. (Kuvio 1.)

Kuviossa kurssin hallinta. 90 opiskelijan kurssiin kuuluu esitykset, joihin menee 6 tuntia. Kokouksiin kuluu 4,5 tuntia ja neuvotteluihin 8 tuntia ja 15 minuuttia.
KUVIO 1. Opettajalla on kurssin hallinnointiin ja opetukseen resurssia 30 tuntia. Opiskelijan työmäärä on 40 tuntia.

Kokouksen ja neuvottelun päätöksentekotavat konkretisoituvat kokeilemalla

Kokousharjoituksen tavoitteena on saada käytännön tuntumaa siihen, miten viralliseen kokoukseen valmistaudutaan ja osallistutaan ja miten osallistuja pystyy vaikuttamaan päätökseen kokouksen asiapykälässä. Opiskelija ilmoittautuu Moodlessa muutamasta kokouspäivästä itselleen sopivaan, jolloin kokouksissa on 25–30 osallistujaa. Kokoukseen neuvotaan valmistautumaan esityslistan avulla.

Kokouksen päätösasioina ovat opiskelijoiden ekskursiokohteen valinta, pysäköinnin uusimisesta päättäminen taloyhtiön yleiskokouksessa ja yrityksen ylimääräisen yhtiökokouksen päätösesitys (kuvio 2). Taloyhtiön asiapykälään opettaja jakaa sähköpostilla valmiit roolit ja kehottaa käyttämään puheenvuoron pykälän aikana. Viime vuosina lisämaustetta on antanut kokousten läpivienti Zoomissa, jossa etä-äänestämiseenkin on löytynyt sopivat työkalut.

Pykälä 8. Yrityksen tuontantolinjan vaihdos. Paikalla osakkeenomistajilla on eri määrä osakkeita. Äänestyksessä äänten painoarvo on erilainen, ääntenkaskussa se otettava huomioon. Yksi ääni jos sukunimi alkaa A-K-kirjaimella. 10 ääntä jos sukunimi alkaa L-kirjaimella tai myöhemmällä aakkosella. Hallituksen esitys: Yritys lopettaa parkkihallien paikkaseurantajärjestelmän laitteiden valmistuksen ja keskittyy järjestelmän ohjelmiston kehittämiseen. Laitevalmistus ulkoistetaan Kiinaan.
KUVIO 2. Kokouksen asialistalla on yrityksen ylimääräisen yhtiökokouksen päätösesitys laitevalmistuksen ulkoistamisesta Kiinaan.

Neuvottelun ennakkotehtävät perehdyttävät klassisen neuvottelutaidon perusteisiin. Olennaisin osa prosessia on valmistautuminen neuvottelutilanteeseen. Se käy lomakkeella, joka ohjaa miettimään keskeisiä neuvottelemisen elementtejä: tilanteen ja vastapuolen analysointia, ennakkoon asetettuja minimi-, maksimi- ja optimitavoitteita, strategisia linjoja ja neuvottelutaktiikoita sekä omia valttikortteja ja myönnytyksiä.

Neuvotteluharjoituksiin ilmoittaudutaan neuvottelutilanteen jommallekummalle puolelle: opiskelijat asettautuvat työnantajan tai työntekijän, tilaajan tai toimittajan rooliin. Kahdesta tarjolla olevasta neuvotteluaiheesta ensimmäinen (Case 1) liittyy yrityksen sisäisiin aiheisiin eli etätyöhön ja harjoittelijoiden perehdyttämiseen. Toinen (Case 2) liittyy kahden yrityksen väliseen laite- ja ohjelmistoasennusten myöhästymiseen.

Olette töissä ohjelmoijana/laitesuunnittelijana 30 hengen yrityksessä, joka kehittää ja myy kulunvalvontajärjestelmien laitteita ja hallintajärjestelmää teollisuus- ja toimistoympäristöön.

Case 1 (tiivistettynä): Neuvottelussa etsitään ratkaisuja kahteen yrityksen sisäiseen ongelmaan. Tärkeä projekti uhkaa myöhästyä, koska etätyöaikana työntekijöitä ei saada nopeasti kiinni työpäivän aikana. Taloon on lisäksi tulossa kohta viisi harjoittelijaa. Työntekijät kokevat, että perehdyttäminen ei onnistu siihen varatulla resurssilla, sillä samaan aikaan on meneillään kiireisiä suunnitteluprojekteja.

Case 2 (tiivistettynä): Asiakkaalle menossa oleva asennusprojekti on myöhästymässä kaksi viikkoa ja haluatte neuvotella sopimuksessa mainittujen myöhästymiskorvausten maksamisesta. Osin myöhästyminen johtuu sähkökatkoista asennuspaikalla ja tilaajalta saadusta virheellisestä järjestelmäkuvauksesta. Osin syynä on, että toimittajan keskeiset työntekijät ovat sairastelleet ja virolainen alihankkijanne ei ole toimittanut laitteiden asennusohjeita.

Neljän hengen työryhmillä on ohjeena tavata ennakkoon ja käydä vielä valmistautumislomaketta läpi yhdessä. Sitten saavutaan neuvottelupöytään – tosin viime toteutuksissa etäpöytään Zoomissa. Juuri päättyneellä toteutuksella käytiin peräti 11 neuvottelua. 45 minuutin aikana ehditään juuri sopivasti käydä neuvottelu ja purkaa kokemukset jälkipuinnissa. Tavoitteena on toisaalta saada tuntuma neuvottelutilanteen tyypilliseen etenemistapaan, toisaalta päästä testaamaan neuvottelusuunnitelman viemistä käytäntöön.

Harjoitukset ovat aina kuvittelua – oikea tilanne edellyttää taustatietoja ja perehtymistä

Neuvotteluaiheet ovat osoittautuneet aiheina osuviksi ohjelmoinnin ja laite- ja tuotesuunnittelun opiskelijoille, mutta loppukeskustelussa todetaan usein, että tarinoihin tarvittaisiin lisää taustatietoa ja tarkennuksia. Esimerkiksi yritysten välistä sopimustekstiä ei ole ollut käytössä, ja yrityksen sisäisessä neuvottelussa olisi aina hyötyä siitä, että tunnettaisiin aiheiden aiempi historia ja henkilöt paremmin. Toisaalta näiden puutteiden toteaminen jälkipuinnissa jättää toivon mukaan hyvän muistijäljen siitä, kuinka paljon taustatietoa tarvitaan, ennen kuin neuvottelija voi luottaa olevansa hyvin valmistautunut. Ja siitäkin huolimatta hän huomaa olevansa jossakin kohtaa neuvottelua tilanteessa, jossa tarvitaan nopeita hoksottimia ja entäpä jos -ajattelua.

Opiskelijat arvioivat kurssin lopussa neuvotteluharjoituksia muun muassa näin:

Ennakkotehtävät antoivat varsin hyvin suuntaa, miten toimia neuvottelussa. Kuitenkin on tosi vaikea oppia kunnolla neuvottelun kulkua pelkästään näillä ennakkotehtävillä.

Valmistautumislomake oli hyvä, sillä se pakotti pohtimaan ja valmistautumaan ryhmän kanssa neuvottelua varten. Muuten valmistautuminen ei välttämättä olisi ollut niin tarkkaan suunniteltua. Itse neuvottelu onnistui vaikka se olikin etänä. Jos olisi toinen neuvottelu, vaatisin kameran käytön sitä varten. Lisäksi neuvottelun lopussa oli mielenkiintoista kuulla heti palaute myös vastapuolelta!

Opettajan kannalta mukavinta ovat pienten ryhmien kanssa rauhassa vedetyt harjoituskerrat. Yksittäinen opiskelija pääsee osallistumaan aktiivisesti sekä kokoukseen että neuvotteluun, mutta voi myös seurailla hieman sivusta, jos se on itselle luontevin tapa olla mukana. Opettajan osaamiselle on sopivasti käyttöä kokouksen puheenjohtajana ja neuvottelun tarkkailijana, välikommentoijana ja jälkipuinnin ohjaajana. Kutkuttavin kohta on asettua kokouksessa yrityksen toimitusjohtajan rooliin ja keksiä hyviä perusteluja osakkeenomistajien kiperiin kysymyksiin. Välillä olen päätynyt myös neuvotteluvastustajaksi, jos ilmoittautumisessa on jäänyt tyhjiä vastaparin rooleja. Opettajaresurssinkin saa riittämään, kun kurssimateriaali on pitkään koekäytetty ja hyödynnettävissä seuraavissa toteutuksissa.

Kokemukset viestintätilanteista rohkaisevat osallistumaan

Ammattikorkeakoulujen suomi äidinkielenä -osaamiskuvaukset [2] antavat hyvin käsityksen siitä, mitä kaikkea korkeakoulutasoisen tutkinnon suorittaneen ammattilaisen viestintätaidot sisältävät. Tämän työelämäviestinnän osuuden aiheet ovat teoriassa opiskeltavissa jopa kirjatenttinä. Toisaalta ammattikorkeakoulun viestinnän opetuksesta on kuultu vilpittömän ihailevia kommentteja lähipiirin yliopisto-opiskelijalta: ”On kyllä ihan mahtavaa, että teillä oikeasti opetetaan noita asioita!” Vahvuutena viestinnän opetuksessa me viestinnän opettajat pidämmekin tiivistä integrointia ammattialaan. Alan tyypillisiin työtilanteisiin liittyvissä käytännönläheisissä harjoituksissa opiskelija pääsee hyvin eläytymään tulevan työnsä viestintätilanteisiin ja saa samalla työelämässäkin tärkeäksi todettua palautetta suorituksestaan.


Hopeavuori Tuula, suomen kielen ja viestinnän lehtori
Oulun ammattikorkeakoulu, Kielikeskus


Lähteet

[1] Oulun ammattikorkeakoulu. 2022. Opintojaksokuvaus IN00BQ35 Työelämäosaaminen. Opetussuunnitelmat 2019–2020. Hakupäivä 21.4.2022. https://www.oamk.fi/opinto-opas/opintojen-sisalto/opetussuunnitelmat?koulutus=tvt2019s-ohj&lk=s2019&alasivu=opintojakso&oj=IN00BQ35_fi

[2] Kielten arviointikehikot. Suomi äidinkielenä – Ammattikorkeakoulun kaikille yhteisten suomen kielen ja viestinnän opintojen kompetenssi- ja osaamistasokuvaukset. Hakupäivä 21.3.2022. https://www.oamk.fi/opinto-opas/oj_arviointi_kielet.php?taso=0&kohde3=3

Post Views: 1 438