| Palvelun nimi | Zoom videoneuvottelupalvelu | |
|---|---|---|
| Rekisterinpitäjä |
Oulun Ammattikorkeakoulu Oy Y-tunnus 2509747-8 PL 222, 90101 OULU http://www.oamk.fi |
|
| Yhteyshenkilö palvelua koskevissa asioissa | Joni Liikala, , 0401984219
(IT-palvelut) Zoom on hankittu palveluna, eli Oamk ei vastaa sen teknisestä ylläpidosta. (Huom. Käyttäjätuesta vastaa Oulun korkeakoulujen ICT-palvelut.) Tutustu palvelun teknisestä ylläpidosta vastaavan CSC: Zoom-tietosivuun (Funet Miitti) https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=64312297 Tutustu myös Nordunetin Zoom-tietosivuun: https://www.nordu.net/content/zoom-0 |
|
| Oamkin tietosuojavastaava | Ulla Virranniemi, | |
| Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus | Oamkissa Zoomia käytetään etäopetuksessa ja etätyössä. Videoneuvottelupalvelussa voi vetää verkkokokouksia ainoastaan tunnistettuna käyttäjänä. Lisäksi videoneuvottelun vetäjä voi edellyttää osallistujilta kirjautumista palveluun, jolloin myös osallistujilla on oltava Zoom-tili. Lokitietoja kerätään palvelun toiminnan optimointia varten. Mm. kapasiteettitarvetta arvioidaan aiemman käytön perusteella. Henkilötietoja tarvitaan lisenssien tarkistamiseen: lisenssejä on rajattu määrä ja ne ovat henkilökohtaisia. |
|
| Automaattinen päätöksenteko tai profilointi | Ei tehdä. | |
| Palvelussa käytettävät henkilötiedot | Palveluun kirjautuneet käyttäjät: - Pakolliset käyttäjätiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, sähköpostiosoitteesta selviää organisaatio ja rooli (Oamkin henkilöstöjäsen/opiskelija) - Vapaaehtoiset käyttäjätiedot: titteli ja valokuva Käyttäjien syöttämät pakolliset videoneuvottelujen tiedot: neuvottelun nimi ja ajankohta Vapaaehtoinen tieto: neuvottelun sanallinen kuvaus Palvelun keräämät tiedot videoneuvotteluista: istuntojen kesto, osallistujien lukumäärä, nimet ja mahd, sähköpostiosoitteet, tieto siitä onko neuvottelu tallennettu, onko käytetty webbikameraa, onko ruutua jaettu. Lisäksi palvelu kerää lokiin käyttäjien IP-osoitteet, sijaintitiedon sekä tiedon siitä, mitä käyttöjärjestelmää ja sen versiota käyttäjä käyttää. Näiden tietojen perusteella pääkäyttäjien hallintanäkymässä näytetään, miten käyttäjien maantieteelliset sijainnit jakautuvat, sekä missä suhteessa käyttäjillä on mitäkin laitteita käytössä Zoomiin kirjautuessaan (käyttöjärjestelmätiedot versionumeroineen). Mahdollisia videotallenteita ei säilytetä palvelussa. Pilvitallennus on erikseen estetty, koska (ainakaan toistaiseksi) Oamkin Zoomissa ei ole pilvitallennusta EU:n alueella. Toistaiseksi tallenteet tehdään videoneuvottelun tallentajan tietokoneelle. Tallentaja määrittelee tallenteen sijoituspaikan omalla koneellaan ja vastaa sen säilytyksestä, jakelusta ja asianmukaisesta tuhoamisesta sitten kun tallenteen säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Neuvottelun vetäjä päättää, kuka saa tallentaa neuvottelun Zoomin omaa tallennustoimintoa käyttäen. Neuvottelun aikana käydyt chat-keskustelut tallentuvat tällöin myös, ja niistä näkee kuka on mitäkin kirjoittanut. Jos tallenne tehdään Zoomin tallennustoiminnolla, sen mukana syntyy erillinen chat-tiedosto, johon tallentuu kaikki ne viestit, jotka tallentaja on itse nähnyt tallennuksen aikana. Tämä koskee myös tallentajalle mahdollisesti lähetettyjä yksityisviestejä. Jos kokous tallennetaan, seuraavat tietosi voivat päätyä videotallenteelle: - Nimi - Mahdollinen profiilikuva, jos sinulla on sellainen käytössä. - Mahdollinen videokuva, jos pidät kamerasi päällä. - Mahdollinen jakamasi aineisto (kuva ja mahdollisesti tietokoneesi äänet) ruudunjaon kautta. - Ääni, jos pidät mikrofonia päällä. Chat-palstalle kirjoittamasi keskustelut eivät näy Zoomin omalla tallennustoiminnolla tehdyssä tallenteessa, mutta ne voivat päätyä tallenteelle esim. kokouksessa ääneen luettuna. Huom! Jos aiot jakaa kokouksessa koko työpöytääsi osallistujien nähtäväksi, huolehdi jo etukäteen, ettei näytöltäsi pääse välittymään sellaisia tietoja, joita et halua jakaa: Sulje tarpeettomat ohjelmaikkunat ja selaimen välilehdet sekä laita esim. Teams älä häiritse -tilaan, jolloin sen ilmoitukset eivät näy. |
|
| Tietolähteet | Kirjautuessaan palveluun ensimmäistä kertaa, käyttäjälle luodaan käyttäjätunnus. Tässä yhteydessä palveluun siirtyy etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite sekä tieto roolista ja organisaatiosta (Oamkin henkilöstöjäsen/opiskelija). Muut tiedot antaa käyttäjä itse tai ne kertyvät automaattisesti lokitietojen kautta (=käyttäjän toimista jää jäljet.) | |
| Henkilötietojen käsittelijät ja tarkastelijat | Oamkissa kaikkia tietoja voivat tarkastella pääkäyttäjät (admin) ja palvelun omistajaroolissa (owner) oleva henkilö. Kaikki nämä henkilöt ovat Oulun yliopiston ICT-palveluiden työntekijöitä. Kokouksen järjestäjä (esim. Oamkin opettaja) pääsee Zoomin kautta listaamaan kaikkien itse järjestämiensä kokousten osallistujalistat yhden kuukauden ajan kokouksesta. Ks. https://it.oamk.fi/15410 |
|
| Henkilötietojen siirrot muihin palveluihin | Jos Zoom-kokous tallennetaan Zoomin omalla tallennustoiminnolla, tallenne tehdään suoraan tallentajan koneelle, josta tallentaja voi sitten siirtää tallenteen käsin toiseen palveluun jakelua varten. Oamkissa tallenteita voi jakaa esimerkiksi YuJa-medianhallintajärjestelmän kautta, jossa kohderyhmä on tarvittaessa rajattavissa. On hyvä tiedostaa, että kuka tahansa kokoukseen osallistuva voi tallentaa kokouksen käyttämällä jotain erillistä ruutukaappausohjelmaa, eikä se ole teknisesti estettävissä. Käyttäjä voi itse yhdistää Zoomin Outlookin kalenteriin erillisen pluginin avulla, jolloin hän voi ajastaa Zoom-kokouksia Outlookin kautta jolloin Zoom-kokoukseen kutsuttujen sähköpostit voivat näkyä Outlookissa. Zoom-kokouksen voi ajastaa myös Moodlen kautta, jolloin tieto Zoom-kokoukseen kutsutuista on Moodlessa. Kokouksen järjestäjä voi hakea kokoukseensa osallistuneista osallistujalistan CSV-tiedostona Zoomista tapahtuman jälkeen. Listassa näkyy kokouksen nimi ja ajankohta, osallistujan nimi ja sähköpostiosoite sekä osallistumisten kestot minuutteina. Kokouksen järjestäjät vastaavat palvelusta hakemiensa osallistujalistojen asianmukaisesta käsittelystä ja tuhoamisesta. Hallintanäkymästä on mahdollista ottaa ulos myös henkilötietoja sisältäviä raportteja CSV-tiedostoina. Tämä onnistuu vain admin-käyttäjiltä ja he ottavat palvelusta raportteja ainoastaan työtehtävien sitä edellyttäessä. Admin-käyttäjät tuhoavat hakemansa CSV-tiedostot asianmukaisesti heti kun niitä ei enää tarvita ja niitä säilytetään niin, että tiedostoihin ei pääse käsiksi ketkään muut kuin he, jotka tarvitsevat tiedostoja työtehtäviensä hoidossa. Zoom-lisenssin varmentamisen yhteydessä Zoom Ltd:n lisenssipalvelimille (EU:n alueella) siirtyy seuraavat tiedot: Etunimi, Sukunimi, EPPN ja käyttäjän IP-osoite. EPPN yksilöi käyttäjän. Oamkissa EPPN on käyttäjän sähköpostiosoite. Sähköpostiosoitteen muodosta on pääteltävissä, että käyttäjä on oamkilainen ja onko hän Oamkin henkilökunnan jäsen vai opiskelija. |
|
| Tietojen säilytysaika | Käyttäjien perustiedot säilytetään toistaiseksi. Lokitietoja säilytetään vuosi. Kokouksen järjestäjän haettavissa oleva kokouskohtainen osallistujalista poistuu palvelusta, kun kokouksesta on kulunut kuukausi. | |
| Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. | |
Rekisteröidyn oikeudet
|
||
| Tietojen käsittelyperuste |
|
|